有朋自遠方來接待外賓禮儀一次蒐集

2017-12-01

文／吳宥姍
攝影／顏志倫

^「有朋自遠方來，不亦樂乎！」國際禮儀專家朱立安指出，一般公司與企業對於前來參訪的貴賓，都會以高規格的禮節接待，盡力做到「賓至如歸」，讓來訪賓客留下良好印象，有助雙方日後交流，擴大彼此利益。

事前應確認詳細資訊　做好妥善安排

外賓來訪前，應先確認對方人數、交通工具、行李多寡、住宿需求、餐飲禁忌等事項。貴賓多由接待方派車前往迎接，前幾天務必確認交通工具是否狀況良好、座位安排、行李放置空間，以及是否有使用輪椅的身障人士或特殊疾病患者，並準備應變方案，以備不時之需。

接著確認來賓的班機、火車、高鐵、客運預定抵達的時間，是否所有來賓都一同抵達等事項，以便安排交通工具、住宿與餐飲；最後應將接待人員的姓名、身分、特徵、手機號碼等相關資訊告知來賓，方便隨時保持聯絡。

當日接待人員應著正式服裝迎接賓客，或穿公司制服代表公司；女性則應適度化妝，若有獻花或是掛花環等歡迎儀式，由女性代表較合適。

留意某些國家或宗教人士，男女界線甚嚴，例如中東國家、回教人士；如果來賓是男性，可派女性接待；但如果來賓是女性，最好派女性前去接待，尊重對方的宗教與文化。

前往迎接時，務必攜帶迎賓指示牌、布條或明顯可辨識的標誌，方便來賓一眼認出接待者，以免遍尋不著產生久候不耐；接到來賓的當下，應立即遞上名片，附有行動電話等聯絡資訊，以利緊急聯絡時使用；配戴名牌可讓賓客對接待者的身分放心。

行前先告知貴賓今日的行程、路程預計多長時間，詢問是否需要先上洗手間；如需步行至停車處，或是下車後仍要走一段路，應備妥雨具以防驟雨；車內可準備礦泉水或飲料，方便來賓途中飲用。

尊重來賓文化習慣　避談爭議

途中，接待人員可適度為來賓介紹本地風光，如天氣、人口、交通、商店營業時間等，但避免談論「負面」或「具爭議性」的話題，以輕鬆、幽默的方式打開友誼橋樑，亦可將次日行程先行告知；但需察言觀色，如果賓客已顯疲態，則應讓對方稍事休息。如果接待國外人士，但本身外語能力欠佳，最好帶一位隨行翻譯，以利溝通。

一般賓客經過長途飛行，首日最好不安排行程，先送貴賓至飯店休息，抵達飯店後代為辦理住宿手續，並告知飯店內相關設施，如三溫暖、游泳池、健身房、餐廳，以便來賓自由使用。注意預訂的飯店以地處交通便利、治安無虞、住房安靜清潔為佳。

接待人員離開前，可將次日行程略作說明，例如參觀、拜會的時間地點、將會見的人士、是否有會議、簡報、宴會等等；提醒相關注意事項，例如著正式服裝、天氣預報等等；最後確認次日前來迎接的時間、地點，再行告別離開。

一般國際上不成文的慣例，以晚餐（晚宴）為來賓接風洗塵；以午餐餞別，英文俗語說「welcome dinner,farewell lunch」。

安排用餐時，應先了解對方是否有特殊餐飲禁忌，例如印度教不吃黃牛肉、回教不食豬肉（最好有Halal認證的飲食）、猶太教不食無鱗海產，以及個人本身的禁忌，例如減肥中，或其他疾病等情況。如果外賓自行用餐，接待人員可提供一些具本地特色的餐廳供其參考。

在國外參加晚宴，主人會親自站在門口迎接賓客，身邊帶著一至兩位助理，主人表示歡迎後，接過來賓的行李、雨傘、衣帽等物品，交給助理妥適收納；送客時也一樣，主人會在門口感謝客人今日光臨，甚至送上小禮物以示謝意。

左圖:貴賓抵達公司後，接待方主管應至座車旁接應；一般賓客則由接待人員迎至辦公室或會議室。
右圖:「Halal 認證」的Halal，在阿拉伯語是「合法、許可」的意思，而清真認證就是證明產品的生產過程、原料來源或是牲畜屠宰方式符合伊斯蘭教法，讓穆斯林消費者可安心使用。

迎接送別親至大門口　以示重視

次日，如屬重要貴賓，公司會派人前往飯店迎接，一般約在飯店大廳，最好跟前一天的接待為同一人，因為雙方已經認識，彼此較為熟悉。貴賓抵達公司後，接待方主管應至座車旁接應；一般賓客則由接待人員迎至辦公室或會議室。

貴賓來訪需由主管陪同，有一至兩位助理，協助按電梯、開門、拿資料、送茶水等。留意站立時的相對位置，如果貴賓與接待方主管身分同為董事長，可站平行位置；如果是由職員接待，則稍往後退一些，左右皆可。介紹時注意控制音量，並驅身上前，待講完後再退回原位，保持適當距離，因為太遠會讓人感覺疏離，太近則會產生壓迫感。

參訪結束前，多會安排合影留念，應注意「以右為尊」的合影原則，讓貴賓站在主人右邊；如果是三人合影，中間位置最尊貴、其次是右邊、然後是左邊。臨別前，一般會致贈小禮物，最好選擇具實用性或紀念價值，無須太貴重，應考量對方是否適用，或帶有地方特色。