有朋自遠方來 接待外賓禮儀一次蒐集

有朋自遠方來 接待外賓禮儀一次蒐集

文/吳宥姍
攝影/顏志倫

國際禮儀專家朱立安

國際禮儀專家朱立安說,接待來賓,應盡力做到「賓至如歸」,讓來訪賓客留下良好印象,有助雙方日後交流。

有朋自遠方來,不亦樂乎!」國際禮儀專家朱立安指出,一般公司與企業對於前來參訪的貴賓,都會以高規格的禮節接待,盡力做到「賓至如歸」,讓來訪賓客留下良好印象,有助雙方日後交流,擴大彼此利益。

確認詳細資訊 做好妥善安排

外賓來訪前,應先確認對方人數、交通工具、行李多寡、住宿需求、餐飲禁忌等事項。貴賓多由接待方派車前往迎接,前幾天務必確認交通工具是否狀況良好、座位安排、行李放置空間,以及是否有使用輪椅的身障人士或特殊疾病患者,並準備應變方案,以備不時之需。

接著確認來賓的班機、火車、高鐵、客運預定抵達的時間,是否所有來賓都一同抵達等事項,以便安排交通工具、住宿與餐飲;最後應將接待人員的姓名、身分、特徵、手機號碼等相關資訊告知來賓,方便隨時保持聯絡。

當日接待人員應著正式服裝迎接賓客,或穿公司制服代表公司;女性則應適度化妝,若有獻花或是掛花環等歡迎儀式,由女性代表較合適。

接待人員應著正式服裝或公司制服迎接賓客

接待人員應著正式服裝或公司制服迎接賓客,女性適度化妝,若有獻花或是掛花環等歡迎儀式,由女性代表較為合適。

留意某些國家或宗教人士,男女界線甚嚴,例如中東國家、回教人士;如果來賓是男性,可派女性接待;但如果來賓是女性,最好派女性前去接待,尊重對方的宗教與文化。

前往迎接時,務必攜帶迎賓指示牌、布條或明顯可辨識的標誌,方便來賓一眼認出接待者,以免遍尋不著產生久候不耐;接到來賓的當下,應立即遞上名片,附有行動電話等聯絡資訊,以利緊急聯絡時使用;配戴名牌可讓賓客對接待者的身分放心。

行前先告知貴賓今日的行程、路程預計多長時間,詢問是否需要先上洗手間;如需步行至停車處,或是下車後仍要走一段路,應備妥雨具以防驟雨;車內可準備礦泉水或飲料,方便來賓途中飲用。

尊重來賓文化習慣 避談爭議話題

途中,接待人員可適度為來賓介紹本地風光,如天氣、人口、交通、商店營業時間等,但避免談論「負面」或「具爭議性」的話題,以輕鬆、幽默的方式打開友誼橋樑,亦可將次日行程先行告知;但需察言觀色,如果賓客已顯疲態,則應讓對方稍事休息。如果接待國外人士,但本身外語能力欠佳,最好帶一位隨行翻譯,以利溝通。

一般賓客經過長途飛行,首日最好不安排行程,先送貴賓至飯店休息,抵達飯店後代為辦理住宿手續,並告知飯店內相關設施,如三溫暖、游泳池、健身房、餐廳,以便來賓自由使用。注意預訂的飯店以地處交通便利、治安無虞、住房安靜清潔為佳。

接待人員離開前,可將次日行程略作說明,例如參觀、拜會的時間地點、將會見的人士、是否有會議、簡報、宴會等等;提醒相關注意事項,例如著正式服裝、天氣預報等等;最後確認次日前來迎接的時間、地點,再行告別離開。

一般國際上不成文的慣例,以晚餐(晚宴)為來賓接風洗塵;以午餐餞別,英文俗語說「welcome dinner,farewell lunch」。

安排用餐時,應先了解對方是否有特殊餐飲禁忌,例如印度教不吃黃牛肉、回教不食豬肉(最好有Halal認證的飲食)、猶太教不食無鱗海產,以及個人本身的禁忌,例如減肥中,或其他疾病等情況。如果外賓自行用餐,接待人員可提供一些具本地特色的餐廳供其參考。

在國外參加晚宴,主人會親自站在門口迎接賓客,身邊帶著一至兩位助理,主人表示歡迎後,接過來賓的行李、雨傘、衣帽等物品,交給助理妥適收納;送客時也一樣,主人會在門口感謝客人今日光臨,甚至送上小禮物以示謝意。

貴賓抵達公司後接待方主管應至座車旁接應

左圖:貴賓抵達公司後,接待方主管應至座車旁接應;一般賓客則由接待人員迎至辦公室或會議室。
右圖:「Halal 認證」的Halal, 在阿拉伯語是「合法、許可」的意思,而清真認證就是證明產品的生產過程、原料來源或是牲畜屠宰方式符合伊斯蘭教法,讓穆斯林消費者可安心使用。

迎接送別親至大門口 以重視

次日,如屬重要貴賓,公司會派人前往飯店迎接,一般約在飯店大廳,最好跟前一天的接待為同一人,因為雙方已經認識,彼此較為熟悉。貴賓抵達公司後,接待方主管應至座車旁接應;一般賓客則由接待人員迎至辦公室或會議室。

貴賓來訪需由主管陪同,有一至兩位助理,協助按電梯、開門、拿資料、送茶水等。留意站立時的相對位置,如果貴賓與接待方主管身分同為董事長,可站平行位置;如果是由職員接待,則稍往後退一些,左右皆可。介紹時注意控制音量,並驅身上前,待講完後再退回原位,保持適當距離,因為太遠會讓人感覺疏離,太近則會產生壓迫感。

參訪結束前,多會安排合影留念,應注意「以右為尊」的合影原則,讓貴賓站在主人右邊;如果是三人合影,中間位置最尊貴、其次是右邊、然後是左邊。臨別前,一般會致贈小禮物,最好選擇具實用性或紀念價值,無須太貴重,應考量對方是否適用,或帶有地方特色。

合影時以中間位置最尊貴

合影時,以中間位置最尊貴,其次是中間人士的右手邊,然後是左手邊位置。

歐美送別一般會送至大門口或電梯口;日本則是送到座車旁,目送直到看不見為止。可依客人的重要性來決定送到何處,但千萬不可在對方一進電梯或一上車就旋即轉身離開,讓對方看到你迅速離去的背影,讓對方產生失落感,送客不到位也有失禮貌。

萬德福公司總經理陳素玲過去曾到悟覺妙天禪師辦公室請益,雖然她身為晚輩,但會談結束後,禪師卻親自送她到電梯口,雖然她一路請禪師留步,但禪師仍陪同她一起等候電梯,並在電梯門關上前,祝福她一路平安。

過去她從未送過訪客到電梯口,但現在,只要家中有賓客來訪,她一定會這麼做。因為從禪師的身教,讓她深刻感受到,什麼是平凡中的不平凡,以及對人謙卑關愛的禮儀風範。

 

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