方便但不隨便暗藏玄機的E-mail禮儀

2017-05-31

文／吳宥姍　攝影／顏志倫

E-mail方便、快速，縮短了郵件往返的時間，卻也有覆水難收的特性。在送出E-mail前該注意哪些事？為何有人寫出E-mail後，能迅速獲得對方善意的回應，有些人卻是石沉大海，甚至被拒之往來，這中間的「眉角」在哪？

日本國際禮儀專家陳弘美指出，繁忙的工商社會，許多人每天收到幾十封以上，甚至上百封E-mail，而每個人的時間與精力有限，自然會避開麻煩、不相干的人事物，缺乏禮貌的E-mail暴露出社會成熟度，讓人預想未來與你合作增添麻煩的可能性，因而避免與你有過多接觸。

反之，如果E-mail寫得用心又得體，不僅能吸引收件者或其秘書、助理的注意，快速獲得回信，就算對方對你的內容沒有太大興趣，也給對方留下好印象，甚至盡力搜尋其他管道給予協助。

國際禮儀專家朱立安曾受邀至某公司講授E-mail禮儀課程，起因為該公司總經理收到一封底下區經理的E-mail，信中內容錯誤百出，令總經理大為震怒：「素質這麼差，怎麼能夠擔任我們公司的經理！」於是下達命令，全公司的人都必須學習商務禮儀課程。朱立安指出，E-mail如運用不當，可能嚴重影響公司與個人形象，因此提供以下相關注意事項，大家可以多留意：

郵件主旨

★ 主旨不要空白
漏寫主旨、信件沒有標題是不禮貌的，也容易被當作垃圾郵件。E-mail望文生義，看主題就知道這封信的內容，沒主題，就像書沒有書名，或開會不知討論的議題一樣。

★ 標題言簡意賅
標題讓人一目了然，不宜過於冗長，標題需反應文章的內容與重要性，忌用含義不清的標題，例如，王先生收、Hi、Hello、你好…等等。

★ 一封信儘量只針對一個主題
一封信儘量只涵蓋一個主題，如果要討論多個主題，可拆成幾封信分開討論，以利後續搜尋、整理。

★ 可適當使用大寫字母或特殊字符
標題中使用大寫字母或！＊等符號，可吸引收件人注意，但應適度，不要隨便用「緊急」這方面的字詞。

★ 回覆郵件可使用RE，再次回覆可更改標題
信件往返時，標題會累加多個RE，可依據內容修改標題，避免RERE一長串，當討論內容已脫離原主旨，務必換上新的主旨，讓收件人更清楚信件內容，也方便日後搜尋與歸檔。

稱呼與問候

★ 恰當地稱呼收件人，拿捏尺度
郵件的開頭恰當稱呼收件人，顯示禮貌，也明確告知收件者，此郵件是給他的，希望對方給予回應。

★ 應按職務尊稱對方
如陳經理、李老師，如果不清楚職務，則以○先生、○小姐方式稱呼，留意勿搞錯性別。

★ 不熟悉的人、級別比自己高者，不宜直呼英文名
有的人喜歡直呼對方英文姓名以顯示熱絡，例如Dear○○○，但對不熟悉的人或級別比自己高者使用有失分寸。

★ 明確表明自己的身分
若對方不認識你，應先表明自己的身分以示尊重。他人對我們的尊稱、職稱不宜自稱，例如，我是吳小姐、我是陳經理…等，因為收件人可能認識多位吳小姐或陳經理，會讓對方猜測老半天。