方便,但不隨便 暗藏玄機的E-mail禮儀

方便,但不隨便 暗藏玄機的E-mail禮儀

文/吳宥姍 攝影/顏志倫

E-mail方便、快速,縮短了郵件往返的時間,卻也有覆水難收的特性。在送出E-mail前該注意哪些事?為何有人寫出E-mail後,能迅速獲得對方善意的回應,有些人卻是石沉大海,甚至被拒之往來,這中間的「眉角」在哪?

日本國際禮儀專家陳弘美指出,繁忙的工商社會,許多人每天收到幾十封以上,甚至上百封E-mail,而每個人的時間與精力有限,自然會避開麻煩、不相干的人事物,缺乏禮貌的E-mail暴露出社會成熟度,讓人預想未來與你合作增添麻煩的可能性,因而避免與你有過多接觸。

反之,如果E-mail寫得用心又得體,不僅能吸引收件者或其秘書、助理的注意,快速獲得回信,就算對方對你的內容沒有太大興趣,也給對方留下好印象,甚至盡力搜尋其他管道給予協助。

國際禮儀專家朱立安

國際禮儀專家朱立安指出,E-mail有覆水難收的特性,應再三檢查,錯誤百出令公司與個人的形象大打折扣。

國際禮儀專家朱立安曾受邀至某公司講授E-mail禮儀課程,起因為該公司總經理收到一封底下區經理的E-mail,信中內容錯誤百出,令總經理大為震怒:「素質這麼差,怎麼能夠擔任我們公司的經理!」於是下達命令,全公司的人都必須學習商務禮儀課程。朱立安指出,E-mail如運用不當,可能嚴重影響公司與個人形象,因此提供以下相關注意事項,大家可以多留意:

郵件主旨

★ 主旨不要空白
漏寫主旨、信件沒有標題是不禮貌的,也容易被當作垃圾郵件。E-mail望文生義,看主題就知道這封信的內容,沒主題,就像書沒有書名,或開會不知討論的議題一樣。

★ 標題言簡意賅
標題讓人一目了然,不宜過於冗長,標題需反應文章的內容與重要性,忌用含義不清的標題,例如,王先生收、Hi、Hello、你好…等等。

★ 一封信儘量只針對一個主題
一封信儘量只涵蓋一個主題,如果要討論多個主題,可拆成幾封信分開討論,以利後續搜尋、整理。

★ 可適當使用大寫字母或特殊字符
標題中使用大寫字母或!*等符號,可吸引收件人注意,但應適度,不要隨便用「緊急」這方面的字詞。

★ 回郵件可使用RE,再次回可更改標題
信件往返時,標題會累加多個RE,可依據內容修改標題,避免RERE一長串,當討論內容已脫離原主旨,務必換上新的主旨,讓收件人更清楚信件內容,也方便日後搜尋與歸檔。

稱呼與問候

★ 恰當地稱呼收件人,拿捏尺度
郵件的開頭恰當稱呼收件人,顯示禮貌,也明確告知收件者,此郵件是給他的,希望對方給予回應。

★ 應按職務尊稱對方
如陳經理、李老師,如果不清楚職務,則以○先生、○小姐方式稱呼,留意勿搞錯性別。

★ 不熟悉的人、級別比自己高者,不宜直呼英文名
有的人喜歡直呼對方英文姓名以顯示熱絡,例如Dear○○○,但對不熟悉的人或級別比自己高者使用有失分寸。

★ 明確表明自己的身
若對方不認識你,應先表明自己的身分以示尊重。他人對我們的尊稱、職稱不宜自稱,例如,我是吳小姐、我是陳經理…等,因為收件人可能認識多位吳小姐或陳經理,會讓對方猜測老半天。



 

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