高品質商務會議禮儀 展現公司精神力的專業會議

高品質商務會議禮儀 展現公司精神力的專業會議

文/吳宥姍 攝影/顏志倫

國際禮儀專家朱立安說,過去日本一間規模非常大的商社,想在台灣尋找合作的銀行,經人引薦兩家銀行,一家同樣是規模很大的銀行,全省有多家分行;另一家則屬規模較小的中型銀行。

當時社長帶著重要幹部從日本來台,分別與兩家銀行開會,最後決定與規模較小的那家銀行合作。這個決定讓許多人很詫異,紛紛打探原因為何?原來在雙方開會時,大銀行的職員私下打電話、發簡訊、交頭接耳、不遵守議程等行為令日本人反感。日本是非常注重禮儀的國家,無法忍受如此沒有禮節、不尊重他人的會議。

但和另一家中型銀行開會時,該銀行職員從上級長官到下級員工,都非常認真地聆聽,除了做筆記外,也積極參與互動,議程順利流暢;因此日本社長判定,與這家銀行合作,才有助於業務推展。

事實證明,日本社長的決定十分正確,該銀行全體動員,傾全力合作,最後銷售成果豐碩。由此可知,從會議的禮儀,可以看出一個人或一個組織的精神力與專業度,足以影響其未來發展。

會議的目的 圓滿找出解決方案

國際禮儀專家朱立安

國際禮儀專家朱立安指出,開會時,與會人員應積極參與,表達看法與立場,否則就失去了會議的精神。

朱立安指出,在民主社會中,會議的精神與目的,就是在會議桌上集合眾人的智慧與經驗,討論出最佳解決方案。可惜許多亞洲人從小接受的教育是「少說少錯」,所以習慣保持沈默,只列席而非與會,讓會議流於宣達政令與公布事項,十分可惜。

「與會人員應積極參與,把握發言機會,表達看法與立場,」朱立安說,「如果參加者只參加,不發表意見、參與討論,就失去了會議的精神,也失去表現自己的大好機會。」他並提供以下商務會議通則,供讀者參考:

1.議題充分討論、事條理分明:
只要合乎議題的發言,可於時間內(一般為3~5分鐘)充分表達,以便讓其他人在做決定時,擁有充分的資訊;但也不宜長篇大論,占用他人發言時間,影響議程進度。若能以清楚的邏輯、清晰的口條、條理分明的分析、妥適的時間掌控,必能在長官與同儕心中留下深刻印象,為自己的職場專業形象大大加分。

2.引用資料應經過求證:
有些人為方便達到自己的目的,引用未經查證的不實資料,或不懂裝懂、強詞奪理,這都是失禮的表現,不僅貽笑大方,也有失專業形象。

3.不宜從事與會議無關的事:
有些人在討論與自己無關的議題時,習慣做自己的事,例如滑手機、講電話、傳簡訊、竊竊私語或閉目養神…等等,讓正在發言的人及其他與會者感到不受尊重。其實,聆聽有時比表達更為重要;或是在認真聆聽之餘,再加上微笑注目的神情,會更讓人有備受尊重之感,甚至在心中產生感激之情。

開會時積極參與、融入其中,不從事與會議無關的事,是禮儀的展現。

開會時積極參與、融入其中,不從事與會議無關的事,是禮儀的展現。

4.不可打斷他人發言:
討論議題時,應針對此議題提出討論,不宜提出其他不相關的事項,否則主席可以制止其發言。當有人發表意見時,其他人應保持安靜,給予尊重,不可干擾對方發言;如有兩人以上爭相發言時,應由主席決定誰先發言。一場會議成功與否,主席扮演著關鍵角色。

 5.不可做人身攻擊:
人與人之間,難免有看法不一、意見不合的時候,所以在會議上表達意見時,最好能面向主席發言;若直接對著某人說話,好似在指責對方,容易針鋒相對。

悟覺妙天禪師指出,一般人最常犯的毛病,就是心量太小,不能圓融他人意見;自己先預設一個立場,當對方提出意見時,不論有理沒理,馬上就反駁他。禪師指出,人與人之間的一切衝突,都來自於執著,認為自己是對的,以自我為中心。如果可以學禪,心量會在不知不覺中擴大,可以更細微地體察對方心意、圓融對方,而不會堅持己見。

6.盡量不要中途離席:
除非萬不得已,最好能夠全程參與,如需中途離席,應先向主席報備,並以最不影響他人的方式,輕聲離開。

內部會議 議程必須精確

朱立安認為,公司會議可簡單分為內部與外部會議,內部會議需關注的細節如下:

1.會前準備
籌辦會議者應確實掌握哪些部門、哪些人一定要出席,如果有人無法出席,應確認是否有職務代理人。

先確定開會日期及時間、預估開會人數後,再決定地點。如果會議室太大或太小,均不適宜。此外,也需將與會者所在位置的便利性列入考量。

接著是確定議程,也就是會議內容。議程可說是會議的菁華所在,會議的時間與流程,務必要安排得順暢妥當,可事先與參加會議的部門相關人員先行討論。此外,如有安排用餐或茶點,亦須在議程中明確列出。

2.開會通知
一般應於7天前通知所有與會者,如屬大型或重要會議,則需更早通知,以便讓與會者預先準備、安排。

3.再確認
發出會議通知後,需再次向與會部門確認開會時間、地點及出席人員等相關事項。

4.場地、設備器材檢查確認
會議前,務必先檢查場地、確認設備器材能否正常操作,例如燈光、空調、麥克風、投影機、白板筆、雷射筆、筆記型電腦…等等。另外,會場清潔也需一併留意。

會議前務必檢查場地、設備器材及會場清潔。

會議前務必檢查場地、設備器材及會場清潔。

5.會議記錄
會議前,需指派一人擔任記錄,包括會議中的各項發言與決議,都應一一記錄,待會議結束後,再將記錄提供給與會者簽名確認,以為依據。

外部會議 座位主次須妥善安排

朱立安將公司外部會議所需留意的商務禮儀,分為會議前、會議中、會議後。首先在會議前,需留意以下問題:

1.When(會議開始、結束時間)
告知所有與會者會議開始與結束的時間,以便事先安排。

2.Where(會議地點)
確認舉行會議的地點是否適合。

3.Who(出席人員)
有哪些客戶或來賓將出席,自己的公司又有哪些人會出席。

4.What(會議議題)
要討論哪些議題。

5.Others(接送服務、會議設備、資料及公司紀念品等)
會議用品的準備,例如紙筆、投影機…等,以及是否需要咖啡、小點心,或是會後是否要致贈紀念品等事宜。

會議進行時,需留意以下事項:

1.會議主持人
負責介紹與會人員、控制會議流程、時間,避免跑題或議而不決。

2.安排會議座次
會議座次一般可分為方桌會議與圓桌會議。方桌可體現主次,特別要注意座次的安排,如果只有一位長官,通常是坐在長方形短邊的位置,或較靠裡面的座位。

若以會議室的門為基準,靠裡面是主賓的位置,主客雙方一般分坐兩側,主人坐在會議桌右邊,客人坐在左邊。

方桌會議可體現主次

方桌會議可體現主次,特別要注意座次的安排,長官通常坐在長方形短邊,或較靠裡面的位置。

如是圓桌會議,便不用拘泥這麼多禮節,主要是以門為基準點,靠裡面的位置為主要座位。

圓桌會議較不拘泥

圓桌會議較不拘泥座次禮節,以門為基準點,靠裡面的位置為主要座位。

會議結束後,也要注意相關細節;因為有了完美的收尾,才能展現專業的商務禮儀,包括指派專人負責製作會議記錄(以文字作成階段性決議,確實跟進、追蹤)、會議結束時合影留念、致贈公司紀念品…等等。

一場高品質的會議,可以展現公司的精神力、專業性與格局氣度,不論在會議中扮演何種角色,都需謹慎面對,一言一行、親切的微笑、有禮的發言、合適的帶位、尊敬的奉茶…等等,每個動作都在無形中傳達公司的企業文化,可說是建立品牌形象的重要場合。

另外對個人而言,合宜的會議禮儀,亦可顯示個人的專業與修養,可讓自己更有機會在眾人中脫穎而出,進而帶來難得的機運。

 

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